Elegir un buen sistema de gestión de documentos te permite proporcionar toda la información que tus empleados necesitan para hacer su trabajo de manera eficiente.

La rápida digitalización de nuestro mundo ha llevado a un crecimiento exponencial de los datos y el contenido empresarial. Todos los días, tu empresa crea y administra cantidades masivas de documentos comerciales, facturas, contratos, propuestas o presentaciones, entre otros. 

Todos estos documentos son indispensables para facilitar el funcionamiento y el éxito general de cualquier negocio. El problema es que cuantos más documentos creamos, más crítico se vuelve tener sistemas para administrarlos. Y aquí es donde entra en juego un sistema de gestor documental. 

¿Qué es un gestor documental?

Es un software que permite la creación, almacenamiento, gestión, indexación, protección y recuperación de documentos digitales para asegurar el óptimo flujo de la información crítica en toda la organización.

Un buen sistema de administración de documentos ayuda a las empresas a gestionar y controlar eficazmente la información, usar racionalmente los recursos, evitar la duplicación de documentos y ganar en productividad.

¿Qué ventajas ofrece?

1. Acceso ilimitado a tu información desde cualquier lugar y dispositivo
Tiene excelentes capacidades de búsqueda e indexación para encontrar el archivo que necesitas de forma rápida y sencilla.

2. Seguridad y protección
Proporciona un mejor control de los documentos con reglas de acceso para distintos grupos o personas, seguimiento de documentos, protección con contraseña, control de versiones, colaboración en tiempo real, notificaciones, etc. También se garantizan las copias de seguridad.

3. Certificación
La digitalización certificada garantiza que la factura digital es un fiel reflejo del original en papel, otorgándole validez legal ante las Agencias Tributarias.

4. Mejora la eficiencia general de la oficina
Agiliza la búsqueda de documentos y datos gracias a su catalogación, lo que se traduce en un ahorro de tiempo de los trabajadores y, por tanto, de la eficiencia general de las personas y los procesos.

5. Limpiar el desorden digital
Unifica todos los documentos en una ubicación central para olvidarnos del desorden que supone tener archivos dispersos en carpetas del pc, memorias USB, almacenamiento en la nube o archivos adjuntos de correo electrónico.

6. Reducir la dependencia del papel
Ayuda al medio ambiente y ahorra costes adicionales de impresión, almacenamiento, mantenimiento o archivo.

7. Escalabilidad
A medida que tu negocio crezca, también lo hará la cantidad de documentos que produzca. Los sistemas de gestión de documentos ofrecen modelos flexibles que se adaptan a las necesidades de almacenamiento de cada organización.

En definitiva, el uso de un sistema de gestión documental supone una clara ventaja competitiva para la empresa, ya que ahorra costes de suministro y almacenamiento. Los empleados pueden acceder a la información de forma rápida y sencilla, lo que les ahorra tiempo y esfuerzo. Así, pueden brindar un mejor servicio a clientes y ofrecer mejores tiempos de respuesta. Dado que los empleados ahorran mucho tiempo, pueden concentrarse en las cosas que realmente importan y contribuir al éxito de la empresa de manera más eficaz.

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